Pdf và pdf/a đâu là khác biệt?

Trong số hóa tài liệu hiện nay, đều yêu cầu tài liệu giấy chuyển thành tài liệu điện tử định dạng file pdf. Có rất nhiều định dạng pdf, phổ biến nhất là pdf và pdf/a. Vậy khác biệt giữa chúng là gì?

PDF – Portable Document Format nghĩa là Định dạng Tài liệu Di động là một định dạng file do Adobe giới thiệu để thể hiện các tài liệu theo cách độc lập với phần cứng/phần mềm/hệ điều hành. Vì vậy, mỗi tài liệu PDF gói gọn thông tin như văn bản, phông chữ, đồ họa, hình ảnh và các thông tin khác cần thiết để hiển thị nó.

Ví dụ: một file pdf có chứa văn bản với font chữ Roboto, nhưng trên máy tính của bạn không có font chữ này. Dù vậy, khi bạn mở file pdf này, bạn vẫn đọc được bình thường mà không có lỗi gì, bởi vì font chữ Roboto đã được nhúng ngay trong file pdf.

Có nhiều chuẩn pdf, như pdf/x, pdf/u, pdf/e, pdf/a… Trong đó, pdf/a được thiết kế để lưu trữ tài liệu điện tử lâu dài. Theo xác nhận của ISO, pdf/a là tiêu chuẩn quốc tế ISO 19005-1:2005. pdf/a – PDF/Archive là tập con của pdfF có nghĩa là để lưu trữ thông tin. Để bảo vệ thông tin trong file và đảm bảo rằng nội dung vẫn xuất hiện vì nó phải ngay cả sau một thời gian lưu trữ rất dài, pdf/a có các tiêu chuẩn nghiêm ngặt hơn PDF.

Vậy đâu là khác biệt giữa pdf và pdf/a?

1. file pdf là gì?

pdf là viết tắt của Portable Document Format – Định dạng tài liệu di động. Nó là định dạng tài liệu phổ biến nhất thế giới. Tuy nhiên, nó không thể dùng để lưu trữ lâu dài tài liệu điện tử.

PDF có thể có nhiều nội dung. Nó có thể có đồ họa văn bản phẳng, các yếu tố tương tác như chú thích, trường biểu mẫu, lớp, nội dung đa phương tiện, đối tượng 2-D và 3-D sử dụng U3D và PRC cũng như các định dạng dữ liệu khác.

Ngoài ra, PDF cho phép người dùng mã hóa, tạo chữ ký kỹ thuật số và đính kèm tệp và siêu dữ liệu để kích hoạt quy trình làm việc.

2. file pdf/a là gì?

PDF/A – PDF/Archive (pdf/lưu trữ) là một tập hợp con của PDF được thiết kế đặc biệt cho việc lưu trữ lâu dài tài liệu điện tử. Loại tài liệu này đảm bảo rằng nội dung trong chế độ này vẫn giữ nguyên ngay cả khi nó được truy xuất sau một thời gian dài, thậm chí hàng thế kỷ.

PDF/A có hai tính năng chính. Đầu tiên, mỗi tài liệu ở định dạng này được hoàn toàn khép kín. Vì vậy, nó chỉ sử dụng phông chữ có BẢN QUYỀN cho phép xem không giới hạn số lượt xem. Thứ hai, tài liệu pdf/a không thể sử dụng bất kỳ dữ liệu bên ngoài. Như các clip âm thanh hoặc video, chữ viết, link hoặc cách gọi thực thi lệnh, mã hóa…

Một đặc điểm quan trọng nữa của pdf/a là không thể chỉnh sửa, kể cả khi dùng các phần mềm chuyên nghiệp.

Hiện nay, pdf/a có nhiều phiên bản, các phiên bản về sau ngày càng được nâng cao về yêu cầu bảo mật.

3. Phân biệt pdf và pdf/a

• PDF/A là một định dạng để lưu trữ lâu dài các tài liệu điện tử, đảm bảo tính dễ đọc và khả năng sử dụng của chúng theo thời gian.
• Ngược lại, PDF là định dạng tệp có mục đích chung được sử dụng để chia sẻ và xem tài liệu điện tử.
• PDF/A có những yêu cầu khắt khe hơn PDF, chẳng hạn như sử dụng phông chữ nhúng và cấm một số loại nội dung để đảm bảo lưu trữ lâu dài.

4. Khác biệt chính giữa pdf và pdf/a

• PDF/A là một loại định dạng đặc biệt của hệ thống PDF cho phép người dùng lưu trữ tệp và tài liệu, trong khi PDF tiêu chuẩn không cho phép lưu trữ.
• PDF/A cần nhúng nội dung đồ họa như âm thanh, video và tài liệu tham khảo bên ngoài, trong khi PDF tiêu chuẩn không cần như vậy.
• Không thể mã hóa pdf/a, điều này làm cho nó trở thành một định dạng tài liệu không an toàn, trong khi các tệp PDF thông thường có thể được mã hóa.
• PDF/A là tập hợp con của PDF, trong khi PDF không phải là tập hợp con của bất kỳ ai.
• Dữ liệu trong pdf/a vẫn được giữ nguyên nếu chúng ta truy xuất tệp sau một khoảng thời gian dài, trong khi PDF thông thường không đảm bảo việc này.

5. So sánh pdf và pdf/a

Thông số	PDF	PDF/A
Định nghĩa	PDF là định dạng mẹ của pdf/a.	PDF/A là một loại tập hợp con của PDF.
Lưu trữ	Định dạng tiêu chuẩn không cho phép lưu trữ tài liệu.	Các tài liệu ở định dạng này có thể được lưu trữ.
Nội dung đồ họa	Cho phép nội dung đồ họa, âm thanh, video và nội dung thực thi.	Không cho phép
Nhúng	Không cần nhúng	Nó cần phông chữ và đồ họa được nhúng vào tệp.
Mã hóa	PDF cho phép mã hóa.	Không cho phép mã hóa các tập tin và tài liệu.

6. Lựa chọn pdf và pdf/a

Trong số hóa tài liệu hiện nay tại Việt Nam, đều yêu cầu ký số để chứng thực lưu trữ trong file pdf. Như vậy, với các dự án số hóa tài liệu phải chọn chuẩn pdf chứ không phải pdf/a.