Ưu và nhược điểm của số hóa

Hiện nay, người người nhà nhà đều nói về số hóa, vậy số hóa là gì? ưu và nhược điểm của số hóa là gì?

Số hóa là gì?

Số hóa là quá trình chuyển đổi các tài liệu phổ thông từ giấy tờ, văn bản cứng, hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hình ảnh, âm thanh, video thành các tài liệu có định dạng kỹ thuật số, có thể quản lý và lưu trữ trên máy tính.

Ví dụ: tài liệu giấy chuyển thành file pdf, tiff; âm thanh thành file mp3; video thành file mp4…

Những tài liệu này được lưu trữ trên nền tảng đám mây hoặc máy chủ riêng. Như vậy, số hoá tài liệu giúp các cơ quan, tổ chức có thể chuyển đổi các thông tin bản cứng thành tài liệu có thể lưu trữ, truy xuất, tìm kiếm trở nên đơn giản chỉ với “click chuột”. Nhờ vậy, các cơ quan, tổ chức có thể dễ dàng tìm kiếm, kiểm soát, quản lý thông tin, văn bản, tài liệu lưu trữ một cách nhanh chóng, tiện lợi nhất.

Thông tin được số hóa như thế nào?

Số hóa thông tin thường bao gồm một hoặc nhiều quy trình sau:

• Quét: Sử dụng máy quét để chụp một hình ảnh, có thể là hình ảnh của văn bản và chuyển đổi nó thành tệp hình ảnh, chẳng hạn như pdf, tiff, jpeg…
• Nhận dạng ký tự quang học (OCR): Chương trình OCR phân tích hình ảnh văn bản cho các vùng sáng và tối để xác định từng chữ cái trong bảng chữ cái hoặc chữ số và chuyển đổi từng ký tự thành mã ASCII .
• Ghi âm: Ghi lại âm thanh hoặc hình ảnh trên phương tiện ghi, chẳng hạn như băng từ hoặc đĩa và chuyển đổi nó bằng bộ chuyển đổi tương tự sang kỹ thuật số.
• Lấy mẫu. Lấy mẫu đo biên độ hoặc cường độ tín hiệu của dạng sóng tương tự ở các điểm đánh dấu thời gian cách đều nhau và biểu thị các mẫu dưới dạng giá trị số cho đầu vào dưới dạng dữ liệu kỹ thuật số.
• Quét 3D: Sử dụng các máy quét 3D để chụp ảnh vật thể, không gian…
• …

Lịch sử số hóa

Số hóa đã trở nên phổ biến vào cuối thế kỷ 20 với sự ra đời của PC và internet . Những công nghệ này giúp chuyển đổi nhiều dạng thông tin khác nhau, chẳng hạn như văn bản, hình ảnh, âm thanh và video thành dạng kỹ thuật số.

Quá trình số hóa đã cách mạng hóa truyền thông và thương mại và có ảnh hưởng sâu sắc đến gần như mọi khía cạnh của cuộc sống hiện đại.

Ví dụ về số hóa

Dưới đây là một số ví dụ phổ biến về thông tin có thể được số hóa:

• Văn bản, chẳng hạn như tài liệu, sách, bài báo và hợp đồng, số hóa hộ tịch…
• Hình ảnh, chẳng hạn như ảnh, tác phẩm nghệ thuật và hình ảnh y tế;
• Âm thanh, chẳng hạn như âm nhạc, bài phát biểu và phỏng vấn;
• Video, chẳng hạn như phim, chương trình truyền hình và cảnh quay webcam;
• Dữ liệu, chẳng hạn như dữ liệu số từ cảm biến , dữ liệu tài chính và dữ liệu thời tiết;

Vậy ưu và nhược điểm của số hóa là gì?

Ưu điểm của số hóa

Thông tin kỹ thuật số có thể dễ dàng lưu trữ, truy cập và chia sẻ. Điều này đặc biệt quan trọng trong thế giới ngày nay, nơi thông tin cần được truy cập nhanh chóng và dễ dàng.

Một ưu điểm khác là thông tin kỹ thuật số có thể được thao tác dễ dàng hơn thông tin tương tự. Điều này có nghĩa là có thể dễ dàng phân tích và sử dụng dữ liệu hơn để đưa ra quyết định tốt hơn.

Cuối cùng, số hóa có thể giúp tiết kiệm chi phí bằng cách giảm nhu cầu về tài liệu giấy và các tài liệu tương tự khác.

Nhược điểm của số hóa

Ngoài ra còn có một số nhược điểm để số hóa. Thông tin kỹ thuật số có thể dễ dàng được sao chép và phân phối mà không cần sự cho phép của chủ sở hữu bản quyền. Điều này đã dẫn đến các vấn đề về vi phạm bản quyền và trộm cắp tài sản trí tuệ.

Một nhược điểm khác là thông tin kỹ thuật số có thể dễ dàng bị thay đổi hoặc xóa. Điều này có thể dẫn đến sai sót và hiểu lầm, đặc biệt nếu thông tin bị thay đổi không được dán nhãn hoặc nhận dạng đúng.

Cuối cùng, số hóa có thể dẫn đến sự phụ thuộc vào công nghệ, vốn có thể tốn kém và khó duy trì ở quy mô lớn. Nếu hệ thống hạ tầng bị lỗi, rất khó để khôi phục dữ liệu bị mất.

Số hóa so với chuyển đổi số

Điều quan trọng cần lưu ý là số hóa chỉ là một khía cạnh của chuyển đổi số.

Chuyển đổi số là quá trình sử dụng các công nghệ kỹ thuật số để tạo ra các quy trình kinh doanh, sản phẩm và dịch vụ mới hoặc cải tiến. Số hóa là quá trình chuyển đổi thông tin thành định dạng kỹ thuật số. Nó là một thành phần của chuyển đổi số, nhưng nó không giống nhau.