Những tiêu chuẩn số hóa tài liệu

Hiện nay, chuyển đổi số đang được đẩy mạnh tại Việt Nam, trong đó công tác số hóa tài liệu là bước đầu tiên cần thực hiện. Sau đây là một số tiêu chuẩn số hóa tài liệu được quan tâm nhất hiện nay.

Số hóa tài liệu là gì?

Số hóa tài liệu là quá trình chuyển đổi các tài liệu phổ thông từ giấy tờ, văn bản cứng, hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hình ảnh, âm thanh, video thành các tài liệu có định dạng kỹ thuật số, có thể quản lý và lưu trữ trên máy tính.

Ví dụ: tài liệu giấy chuyển thành file pdf, tiff; âm thanh thành file mp3; video thành file mp4…

Những tài liệu này được lưu trữ trên nền tảng đám mây hoặc máy chủ riêng. Như vậy, số hoá tài liệu giúp các cơ quan, tổ chức có thể chuyển đổi các thông tin bản cứng thành tài liệu có thể lưu trữ, truy xuất, tìm kiếm trở nên đơn giản chỉ với “click chuột”. Nhờ vậy, các cơ quan, tổ chức có thể dễ dàng tìm kiếm, kiểm soát, quản lý thông tin, văn bản, tài liệu lưu trữ một cách nhanh chóng, tiện lợi nhất.

Đối với cơ quan nhà nước, tiêu chuẩn số hóa tài liệu được yêu cầu chi tiết và chặt chẽ trong các quy định.
Sau đây là một số tiêu chuẩn của các dự án được triển khai nhiều nhất hiện nay

Tiêu chuẩn số hóa tài liệu cơ quan Đảng

Số hóa tài liệu trong cơ quan Đảng được thực hiện theo Hướng dẫn 40-HD/VPTW của Văn phòng Trung ương Đảng. Hướng dẫn này áp dụng cho các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị – xã hội.

• Nguyên tắc: không số hóa tài liệu tuyệt mật, mật.
• Tài liệu: phải được chỉnh lý trước khi số hóa
• Định dạng: pdf và tiff
• Chế độ ảnh: ảnh màu
• Độ phân giải: 300dpi trở lên, 600dpi đối với tài liệu có khổ giấy nhỏ hơn,A4 hoặc cỡ chữ văn bản dưới 8.
• Nén dung lượng: không nén.
• Tên file số hóa: theo quy định
• Nhập dữ liệu: một số trường thông tin cần nhập liệu tham khảo Hướng dẫn 36-HD/VPTW
• File dữ liệu: thông thường là excel, SQL. Hầu hết các đơn vị đều yêu cầu tích hợp luôn dữ liệu và pdf vào phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ.
• Ký số: có

Tiêu chuẩn số hóa tài liệu cơ quan nhà nước

Số hóa tài liệu trong cơ quan Nhà nước được thực hiện theo Thông tư 02/2019/TT-BNV của Bộ nội vụ. Thông tư này áp dụng cho các Bộ, UBND tỉnh, Sở ban ngành…

• Nguyên tắc: không số hóa tài liệu tuyệt mật, mật.
• Tài liệu: khuyến khích chỉnh lý trước khi số hóa
• Định dạng: pdf
• Chế độ ảnh: ảnh màu
• Độ phân giải: tối thiểu 200dpi.
• Nén dung lượng: không yêu cầu nén.
• Tên file số hóa: theo quy định
• Nhập dữ liệu: các trường thông tin theo Thông tư 02/2019/TT-BNV
• File dữ liệu: thông thường là excel, SQL. Một số đơn vị có thể yêu cầu tích hợp luôn dữ liệu và pdf vào phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ.
• Ký số: có

Tiêu chuẩn số hóa hộ tịch

Số hóa hộ tịch được thực hiện theo Công văn 1437/BTP-CNTT của Bộ Tư pháp. Hướng dẫn này áp dụng cho công tác số hóa hộ tịch

• Nguyên tắc: số hóa các sổ hộ tịch trước 2016 và một số sổ sau 2016 tùy địa phương
• Tài liệu: sổ hộ tịch
• Định dạng: pdf và zip
• Chế độ ảnh: ảnh màu
• Độ phân giải: không yêu cầu.
• Nén dung lượng: 100kB/trang A4.
• Tên file số hóa: theo quy định
• Nhập dữ liệu: theo hướng dẫn trong công văn
• File dữ liệu: là excel. Dữ liệu cần phải được đưa lên phần mềm quản lý hộ tịch toàn quốc.
• Ký số: không

Số hóa dữ liệu đất đai

Số hóa dữ liệu đất đai được thực hiện theo 05/2017/TT-BTNMT, 35/2017/TT-BTNMT, 75/2015/TT-BTNMT

• Nguyên tắc: theo quy định
• Tài liệu: hồ sơ đất đai
• Định dạng: pdf
• Chế độ ảnh: ảnh màu
• Độ phân giải: tối thiểu 150dpi.
• Nén dung lượng: không.
• Tên file số hóa: theo quy định
• Nhập dữ liệu: theo hướng dẫn
• File dữ liệu: thông thường là excel, SQL. Hầu hết đơn vị đều yêu cầu tích hợp luôn dữ liệu và pdf vào phần mềm biên tập bản đồ.
• Ký số: có

Tổng kết

Tóm tắt một số so sánh cơ bản về tiêu chuẩn số hóa tài liệu các loại hình tài liệu