Hướng dẫn lập dự toán số hóa tài liệu theo thông tư 194/2012/TT-BTC

Các cách lập dự toán số hóa tài liệu

Khi tư vấn lập dự án số hóa cho Nhà nước, cần tính toán chi phí dự án bằng cách lập dự toán số hóa tài liệu theo các quy định của Nhà nước. Không có quy định nào nói rằng dự án số hóa tài liệu thuộc lĩnh vực CNTT, nhưng do tính chất của nó mang tính tạo lập CSDL, nên có thể lập dự toán số hóa tài liệu theo một số cách sau:

• Quyết định 1595/QĐ-BTTTT ngày 03/10/2011 của Bộ TTTT công bố Định mức tạo lập cơ sở dữ liệu trong hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin
• Thông tư 194/2012/TT-BTC ngày 15/11/2012 của Bộ Tài chính hướng dẫn mức chi tạo lập thông tin điện tử nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của cơ quan, đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước
• Thông tư 04/2014/TT-BNV ngày 23/06/2014 của Bộ Nội vụ về định mức kinh tế – kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ

Riêng đối với số hóa dữ liệu đất đai, lập dự toán theo Thông tư 35/2017/TT-BTNMT: định mức kinh tế – kỹ thuật xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai

Số hóa tài liệu là gì?

Số hóa tài liệu là quá trình chuyển đổi các tài liệu phổ thông từ giấy tờ, văn bản cứng, hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hình ảnh, âm thanh, video thành các tài liệu có định dạng kỹ thuật số, có thể quản lý và lưu trữ trên máy tính.

Ví dụ: tài liệu giấy chuyển thành file pdf, tiff; âm thanh thành file mp3; video thành file mp4…

Tùy thuộc vào từng loại dự án, mà sản phẩm số hóa là khác nhau. Hầu hết hiện nay, sản phẩm số hóa tài liệu được yêu cầu gồm 2 loại file:

• file tài liệu số hóa: là file pdf, tiff, jpeg, mp3…
• file dữ liệu: thường là file excel. Thông tin của mỗi tài liệu là một dòng trong file excel (số tài liệu, loại tài liệu, trích yếu…). Ngoài ra, tùy từng đơn vị có thể yêu cầu dữ liệu bằng file CSV, XML, JSON, SQL…

Như vậy, có thể thấy, đối với số hóa tài liệu, có 02 khâu rất quan trọng là scan tài liệu và nhập dữ liệu (biên mục). Thông tư 194/2012/TT-BTC chỉ quy định 2 mục này cho số hóa tài liệu, mà không quy định các mục khác như Thu thập, Vận chuyển, Kiểm tra…

Lập dự toán số hóa tài liệu theo Thông tư 194/2012/TT-BTC

Thông tư 194/2012/TT-BTC được đưa ra năm 2012, quy định cứng chi phí nhập liệu:

– Đối với trường dữ liệu có số lượng ký tự trong 1 trường (n) ≤ 15: tối đa 300 đồng/1 trường.
– Đối với trường dữ liệu có số lượng ký tự trong 1 trường 15 < n ≤ 50: tối đa 375 đồng/1 trường.
– Đối với trường dữ liệu có số lượng ký tự trong 1 trường (n) > 50: tối đa 450 đồng/1 trường.

Chi phí scan:

– Tối đa 2.850 đồng/trang A4.

Do tính đơn giản và thiếu nhiều bước trong quy trình số hóa tài liệu, Thông tư 194/2012/TT-BTC ít được vận dụng trong tính toán dự toán số hóa tài liệu. Nó được dùng nhiều trong lập dự toán số hóa hộ tịch do được quy định rõ trong công văn 1437/BTP-CNTT.

Bản chất của dự án số hóa tài liệu là tạo lập CSDL từ hồ sơ, văn bản giấy, bao gồm một số bước cơ bản: thu thập hồ sơ, tài liệu; scan tài liệu, nhập thông tin dữ liệu đặc tả hồ sơ, tài liệu; chuẩn hóa; chuyển đổi; kiểm tra… Thông tư 194/2012/TT-BTC lại chỉ quy định 2 bước là scan tài liệu và nhập dữ liệu. Điều này dẫn đến, nó không phù hợp để lập dự toán số hóa tài liệu các dự án hiện nay, trừ dự án số hóa hộ tịch.

Khó khăn khi vận dụng Thông tư 194/2012/TT-BTC

• Thiếu nhiều bước trong quy trình số hóa tài liệu
• Số trường thông tin cần nhập: không có quy định về tính chi phí nhập liệu từng trường. Theo Thông tư 02/2019/TT-BNV, số trường thông tin cần biên mục là rất lớn, nên đây có thể là thiếu sót của Thông tư 04/2014/TT-BNV khi chỉ quy định chung chung là biên mục