Hướng dẫn số hóa hộ tịch

Số hóa hộ tịch là gì?

– Số hóa Sổ hộ tịch là quá trình thu thập, phân loại, scan/chụp và tạo lập các file dữ liệu hộ tịch dưới dạng file Excel từ các Sổ hộ tịch gốc để thực hiện cập nhật (import dữ liệu từ file Excel hoặc nhập trực tiếp từng trường hợp từ Sổ hộ tịch gốc) vào Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch phục vụ xây dựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc

– Thông tin hộ tịch cần số hóa là thông tin hộ tịch đã được đăng ký trong các Sổ hộ tịch gốc được lưu giữ tại địa phương từ trước thời điểm địa phương chính thức triển khai, đưa vào sử dụng Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch của Bộ Tư pháp.

– Kết quả của việc số hóa mỗi sổ hộ tịch gốc tương ứng gồm 01 file Excel chứa dữ liệu hộ tịch và 01 file .zip chứa các file PDF được scan/chụp từ sổ hộ tịch, đồng thời, dữ liệu hộ tịch từ các file Excel này phải được cập nhật vào Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch http://hotichdientu.moj.gov.vn/

Tiêu chuẩn số hóa hộ tịch

• Mỗi trường hợp trong sổ hộ tịch được scan thành 01 file pdf
• Thông tin mỗi trường hợp được nhập thành một dòng trong file excel
• Mỗi sổ bao gồm: file zip chứa các file pdf và file excel chứa thông tin
• Chế độ ảnh: ảnh màu
• Độ phân giải: không yêu cầu.
• Tên file pdf, zip và excel: theo quy định chi tiết tại công văn này
• Dung lượng file pdf: ~ 100kB/trang A4
• Ký số: không

Quy trình số hóa hộ tịch:

• Số hóa các sổ hộ tịch, mỗi sổ là file exel và file zip, đặt tên đúng quy định
• Import vào phần mềm trung gian: https://hotich158.moj.gov.vn/
• Rà soát, sửa, xóa, kiểm tra trùng trên phần mềm https://hotich158.moj.gov.vn/
• Chuyển dữ liệu từ https://hotich158.moj.gov.vn/ sang http://hotichdientu.moj.gov.vn/

Import dữ liệu vào phần mềm

Import có thể xem là khâu chậm nhất trong số hóa hộ tịch do phần mềm https://hotich158.moj.gov.vn/ kiểm tra dữ liệu rất chặt chẽ, dẫn đến phải sửa lỗi nhiều. Ngoài ra còn do quá tải, phần mềm không cho import dữ liệu vào

Chuyển dữ liệu sang phần mềm hộ tịch toàn quốc

Dùng tài khoản của cán bộ tư pháp để chuyển dữ liệu từ https://hotich158.moj.gov.vn/ sang http://hotichdientu.moj.gov.vn/

Trước khi Chuyển dữ liệu cần đợi phần mềm https://hotich158.moj.gov.vn/ kiểm tra trùng, thời gian khoảng 1-3 ngày. Chỉ Chuyển những trường hợp có trạng thái Cho phép chuyển.

Những lưu ý cần biết

• Có 03 loại tài khoản: tài khoản đơn vị số hóa (nhà thầu), tài khoản cán bộ tư pháp, tài khoản quản lý 2 loại tài khoản trên (thường là của Sở Tư pháp, Phòng tư pháp)
• Tên file pdf: không được đặt là .PDF, phải là .pdf
• Tên file excel: mặc dù cho phép đặt .xlsx, nhưng thực tế phần mềm https://hotich158.moj.gov.vn/ chỉ chấp nhận file .xls
• File zip: phải là .zip, không chấp nhận .rar, .7z
• Đối với sổ quá nhiều trường hợp: do https://hotich158.moj.gov.vn/ có giới hạn tối đa 50MB, nên đối với các sổ quá lớn, phải tách ra và import lần lượt vào. Việc này rất dễ gây thiếu hoặc trùng/thừa
• Các trường bắt buộc phải nhập nhưng không có thông tin: nhập “//”
• Các trường Dân tộc, Quốc tịch bắt buộc phải nhập đúng. Ví dụ: trên sổ ghi là quốc tịch Mỹ, nhưng trên phần mềm chỉ nhận “Hoa Kỳ” nên phải nhập là “Hoa Kỳ”