PDF và TIFF: chọn Định dạng nào cho số hóa tài liệu?

Chọn loại tệp phù hợp cho số hóa tài liệu và lưu trữ có thể là một quyết định khó khăn, và tại sao nó lại quan trọng!

Khi nói đến các dịch vụ scan tài liệu, có nhiều định dạng cho tài liệu số hóa như: pdf, tiff, jpg, png… Tuy nhiên để lưu trữ tài liệu điện tử lâu dài, có hai loại tệp chính là PDF và TIFF.

Quy định lựa chọn định dạng số hóa tài liệu giữa pdf và tiff

• Thông tư 02/2019/TT-BNV: dành cho số hóa tài liệu giấy trong cơ quan nhà nước, định dạng là pdf

• Hướng dẫn 40-HD/VPTW: dành cho số hóa tài liệu giấy trong các cơ quan Đảng, tổ chức chính trị – xã hội, định dạng là pdf và tiff.

Pdf không được thiết kế dành cho lưu trữ lâu dài tài liệu điện tử, chuẩn pdf/a mới là dành cho việc này. Đối với lưu trữ, định dạng tiff thường dành cho bảo hiểm lưu trữ. Đối với các tài liệu quan trọng, cần phải lưu trữ theo cả 2 định dạng là pdf và tiff.

Cả định dạng pdf và tiff đều có những điểm mạnh và điểm yếu khác nhau, sau đây là một vài khác biệt cơ bản giữa chúng

PDF là gì?

PDF (Portable Document Format), là một định dạng tệp được phát triển bởi Adobe Systems, được sử dụng để hiển thị và trao đổi tài liệu điện tử.

Các tệp PDF được thiết kế độc lập với nền tảng, có nghĩa là chúng có thể được mở và xem trên hầu hết mọi thiết bị hoặc hệ điều hành mà không cần phần mềm đặc biệt.

Các tệp PDF có một số biến thể khác nhau, trong đó, pdf/a là định dạng dành cho lưu trữ tài liệu điện tử lâu dài.

Các tệp PDF là một lựa chọn phổ biến cho những người cần chia sẻ tài liệu trên các nền tảng hoặc thiết bị khác nhau hoặc những người yêu cầu khả năng duy trì định dạng và bảo mật tài liệu của họ.

Ưu điểm của file PDF là gì?

• Định dạng PDF là tùy chọn tốt nhất nếu bạn muốn bảo vệ các tệp của mình bằng mật khẩu, hạn chế khả năng xem và chỉnh sửa. TIFF không có các tính năng phù hợp với tài liệu PDF và thường kém an toàn hơn.
• PDF/A là một định dạng chuẩn hóa và đáng tin cậy được tạo riêng cho việc lưu trữ và bảo quản tài liệu điện tử. Lưu trữ tài liệu dưới dạng tệp PDF/A đảm bảo rằng tài liệu được bảo toàn và có thể truy cập được trong thời gian dài.
• Trình đọc PDF chẳng hạn như Adobe Acrobat, Foxit cung cấp các tính năng cho phép bạn thêm chú thích/ghi chú vào tài liệu hiện có.
• PDF có thể tìm kiếm nội dung trên văn bản
• Các tệp PDF có thể chứa các siêu liên kết có thể được sử dụng để tham khảo các tài liệu khác

Nhược điểm của tệp PDF là gì?

• Các tệp PDF nhiều trang không tuân thủ một số luật về quyền riêng tư.
• Cần cài đặt trình xem PDF để mở chúng.

TIFF là gì?

TIFF (Tagged Image File Format ), là định dạng tệp thường được sử dụng để lưu trữ hình ảnh chất lượng cao, chẳng hạn như ảnh chụp, hình minh họa và tài liệu được quét.

Các tệp TIFF có khả năng duy trì chất lượng hình ảnh mà không bị mất thông tin hoặc suy giảm chất lượng. Điều này là do TIFF là định dạng không mất dữ liệu , có nghĩa là không có dữ liệu hình ảnh nào bị mất trong quá trình nén.

Do đó, các tệp TIFF thường được sử dụng cho các ứng dụng chuyên nghiệp hoặc cao cấp trong đó chất lượng hình ảnh là tối quan trọng, chẳng hạn như trong ngành in ấn và xuất bản hoặc quét bản thiết kế, lưu trữ bảo hiểm. Các tệp TIFF cũng phù hợp để lưu trữ hồ sơ kinh doanh, hồ sơ bệnh nhân, hồ sơ sinh viên và hồ sơ chính phủ vì khả năng lưu trữ vượt trội của chúng.

Một lý do khác khiến mọi người sử dụng tệp TIFF là vì chúng hỗ trợ nhiều lớp, điều này có thể hữu ích trong việc chỉnh sửa và thao tác hình ảnh. Điều này cho phép người dùng làm việc với nhiều hình ảnh hoặc thành phần trong một tệp duy nhất.

Nhìn chung, các tệp TIFF là một lựa chọn phổ biến cho những người yêu cầu tệp hình ảnh chất lượng cao và yêu cầu khả năng nén chúng mà không làm giảm chất lượng.

Ưu điểm của tệp TIFF là gì?

• Các tệp TIFF nén tốt, khiến chúng trở thành lựa chọn phổ biến khi quét tài liệu có nhiều trang, bao gồm hồ sơ kinh doanh, tài liệu pháp lý và hồ sơ chính phủ.
• Các tệp TIFF rất khó chỉnh sửa, đây có thể là một lợi thế khi muốn đảm bảo tài liệu gốc không bị sửa đổi.
• Hỗ trợ TIFF được tích hợp vào gần như mọi hệ điều hành hiện đại, đảm bảo tài liệu vẫn có thể truy cập được bất kể công nghệ phát triển.

Nhược điểm của tệp TIFF là gì?

• Các tệp TIFF không có bất kỳ tính năng bảo mật tích hợp nào, vì vậy, việc giữ an toàn cho chúng diễn ra hoàn toàn ở cấp độ máy chủ/bộ nhớ.
• Các tệp TIFF yêu cầu cơ sở dữ liệu đi kèm để điều hướng vì chúng thường được lưu trữ dưới dạng các trang/hình ảnh đơn lẻ.
• Do là dạng ảnh thô, độ phân giải hình ảnh chất lượng cao và hỗ trợ nhiều lớp, nên dung lượng của chúng rất lớn, có thể lên đến 30MB/ảnh.

Nên chọn loại tệp nào cho số hóa tài liệu?

Lựa chọn định dạng PDF và Tiff cho số hóa tài liệu tùy thuộc vào nhu cầu cụ thể. Hiện nay, Nhà nước Việt Nam có hướng dẫn cụ thể, đối với hồ sơ tài liệu Chính phủ tiêu chuẩn số hóa tuân thủ Thông tư 02/2019/TT-BNV, trong đó, tài liệu giấy được số hóa thành tệp pdf. Đối với các tài liệu Đảng, tuân thủ Hướng dẫn 40-HD/VPTW, trong đó, tài liệu giấy được số hóa thành cả 2 loại pdf và tiff: pdf để khai thác, tiff để lưu trữ bảo hiểm.

Như vậy, lựa chọn pdf và tiff phải căn cứ theo các quy định cụ thể trong từng dự án.