Các loại máy scan tài liệu thường dùng

Scan tài liệu là gì?

Scan tài liệu là việc chuyển dữ liệu, hình ảnh, tài liệu giấy bản cứng sang dữ liệu, hình ảnh, file tài liệu trên máy tính hoặc điện thoại giúp việc lưu trữ, chia sẻ dễ dàng hơn. Có thể dùng máy scan, máy in có chức năng scan hay những app scan trên điện thoại thông minh.

Ví dụ: tài liệu giấy chuyển thành file pdf, tiff, jpg..

Scan hoàn toàn ngược lại với photocopy và in ấn. Photocopy và in ấn là việc chuyển từ các .file tài liệu, dữ liệu, hình ảnh trên máy tính thành các bản cứng trên giấy.

Số hóa tài liệu là gì?

Số hóa tài liệu là quá trình chuyển đổi các tài liệu phổ thông từ giấy tờ, văn bản cứng, hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hình ảnh, âm thanh, video thành các tài liệu có định dạng kỹ thuật số, có thể quản lý và lưu trữ trên máy tính.

Ví dụ: tài liệu giấy chuyển thành file pdf, tiff; âm thanh thành file mp3; video thành file mp4…

Những tài liệu này được lưu trữ trên nền tảng đám mây hoặc máy chủ riêng. Như vậy, số hoá tài liệu giúp các cơ quan, tổ chức có thể chuyển đổi các thông tin bản cứng thành tài liệu có thể lưu trữ, truy xuất, tìm kiếm trở nên đơn giản chỉ với “click chuột”. Nhờ vậy, các cơ quan, tổ chức có thể dễ dàng tìm kiếm, kiểm soát, quản lý thông tin, văn bản, tài liệu lưu trữ một cách nhanh chóng, tiện lợi nhất.

Có thể thấy, scan tài liệu là khâu quan trọng trong quá trình số hóa tài liệu bởi là đầu vào của cả quá trình này. Bởi vậy, các dự án số hóa tài liệu hiện đều yêu cầu tiêu chuẩn chặt chẽ với các file sản phẩm khi scan tài liệu.
Từ chất lượng, loại hình tài liệu, cần phải lựa chọn các máy scan tài liệu phù hợp. Sau đây là các loại máy scan tài liệu thường dùng trong số hóa tài liệu

Máy scan tốc độ cao

Máy scan phẳng

Máy scan chụp từ trên cao

Máy scan khổ lớn

Máy scan 3D

Các thương hiệu máy scan tài liệu nên dùng

Trong rất nhiều thương hiệu máy scan, phù hợp để thực hiện số hóa hàng triệu trang tài liệu, với yêu cầu cơ bản là bền bỉ, cho phép scan vượt quá công suất thiết kế… thì nên dùng Kodak, Fujitsu; Plustek, Brother là 2 hãng máy nên cân nhắc.

Với nhiều ưu điểm đã được chứng minh. Hoạt động bền bỉ, phần mềm scan hoạt động tốt, khả năng chạy vượt công suất thiết kế ngày tốt, Kodak xứng đáng là hãng được lựa chọn nhiều nhất hiện nay tại Việt Nam.

Fujitsu là dòng máy mới được đưa vào Việt Nam nhưng cũng chứng minh được qua các dự án thực tế với hoạt động bền bỉ, phần mềm scan kèm theo, cho phép vượt công suất thiết kế ngày.