Tư vấn lập dự án số hóa tài liệu

Số hóa tài liệu là gì?

Số hóa tài liệu là quá trình chuyển đổi các tài liệu phổ thông từ giấy tờ, văn bản cứng, hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hình ảnh, âm thanh, video thành các tài liệu có định dạng kỹ thuật số, có thể quản lý và lưu trữ trên máy tính.

Ví dụ: tài liệu giấy chuyển thành file pdf, tiff; âm thanh thành file mp3; video thành file mp4…

Những tài liệu này được lưu trữ trên nền tảng đám mây hoặc máy chủ riêng. Như vậy, số hoá tài liệu giúp các cơ quan, tổ chức có thể chuyển đổi các thông tin bản cứng thành tài liệu có thể lưu trữ, truy xuất, tìm kiếm trở nên đơn giản chỉ với “click chuột”. Nhờ vậy, các cơ quan, tổ chức có thể dễ dàng tìm kiếm, kiểm soát, quản lý thông tin, văn bản, tài liệu lưu trữ một cách nhanh chóng, tiện lợi nhất.

Căn cứ để lập dự án số hóa tài liệu

Không có quy định nào nói rằng dự án số hóa tài liệu thuộc lĩnh vực CNTT, nhưng do tính chất của nó mang tính tạo lập CSDL, nên có thể lập dự án số hóa tài liệu có thể coi như dự án CNTT. Như vậy, nó chịu sự điều chỉnh của Nghị định 73/2019/NĐ-CP.

Như vậy, theo Nghị định 73/2019/NĐ-CP, dự án số hóa tài liệu được chia theo 02 nguồn vốn:

1. Nguồn vốn chi thường xuyên

• Hoạt động thuê dịch vụ CNTT không có sẵn trên thị trường: lập kế hoạch thuê theo Thông tư 12/2020/TT-BTTTT về hướng dẫn xác định chi phí thuê dịch vụ công nghệ thông tin sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước
• Khái toán từ 200 triệu – 15 tỷ: lập Đề cương và dự toán chi tiết theo TT 03/2020/TT-BTTTT
• Khái toán > 15 tỷ: lập dự án đầu tư (theo luật đầu tư công)

Biểu mẫu lập dự án được quy định chi tiết gồm có:

Bảng dự toán chi tiết

Thuyết minh, diễn giải chi tiết định mức, đơn giá

Tờ trình phê duyệt đề cương và dự toán chi tiết

Báo cáo kết quả thẩm định phương án, giải pháp kỹ thuật, công nghệ

Báo cáo kết quả thẩm định đề cương và dự toán chi tiết

Quyết định phê duyệt đề cương và dự toán chi tiết

2. Nguồn vốn đầu tư

• Lập dự án theo luật đầu tư công

Biểu mẫu lập dự án được quy định tại Nghị định 40/2020/NĐ-CP hướng dẫn Luật Đầu tư công, gồm có:

Tờ trình quyết định chủ trương đầu tư chương trình/dự án đầu tư công

Báo cáo đề xuất chủ trương đầu tư chương trình đầu tư công

Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi dự án nhóm A

Báo cáo đề xuất chủ trương đầu tư dự án nhóm B, nhóm C

Tờ trình thẩm định Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi, Báo cáo đề xuất chủ trương đầu tư dự án

Báo cáo kết quả thẩm định Báo cáo đề xuất chủ trương đầu tư chương trình

Báo cáo kết quả thẩm định Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi/ Báo cáo đề xuất chủ trương đầu tư dự án

Nghị quyết (Quyết định) về chủ trương đầu tư chương trình

Nghị quyết (Quyết định) về chủ trương đầu tư dự án đầu tư công

Tùy theo phân loại nhóm dự án để thực hiện các bước lập dự án phù hợp.

Việc lập dự án số hóa tài liệu được quy định tại điều 11 Nghị định 73/2019/NĐ-CP:

Điều 11. Chuẩn bị đầu tư

1. Nội dung công việc chuẩn bị đầu tư bao gồm:
   a) Lập, thẩm định, quyết định chủ trương đầu tư dự án;
   b) Thực hiện khảo sát;
   c) Lập, thẩm định, quyết định đầu tư dự án.
2. Chủ đầu tư tự thực hiện hoặc thuê tổ chức, cá nhân lập nhiệm vụ khảo sát, thực hiện khảo sát, lập báo cáo nghiên cứu khả thi hoặc báo cáo kinh tế – kỹ thuật. Một tổ chức, cá nhân tư vấn có thể đồng thời thực hiện khảo sát và lập báo cáo nghiên cứu khả thi hoặc báo cáo kinh tế-kỹ thuật.
3. Giai đoạn chuẩn bị đầu tư kết thúc khi người có thẩm quyền quyết định đầu tư phê duyệt dự án.

Lập dự toán dự án số hóa tài liệu

Quan trọng trong lập dự án là tính dự toán dự án. Đối với dự án số hóa tài liệu, có thể lập dự toán theo các quy định sau:

• Quyết định 1595/QĐ-BTTTT ngày 03/10/2011 của Bộ TTTT công bố Định mức tạo lập cơ sở dữ liệu trong hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin
• Thông tư 194/2012/TT-BTC ngày 15/11/2012 của Bộ Tài chính hướng dẫn mức chi tạo lập thông tin điện tử nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của cơ quan, đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước
• Thông tư 04/2014/TT-BNV ngày 23/06/2014 của Bộ Nội vụ về định mức kinh tế – kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ

Chi tiết xem thêm tại đây

Những lưu ý

• Đối với dự án số hóa tài liệu, có thể chỉ cần thực hiện thiết kế 1 bước (báo cáo kinh tế – kỹ thuật), gần như không cần thiết kế 2 bước: do điều 27 NĐ 73 không có quy định đối với số hóa tài liệu
• Khảo sát là công tác hết sức quan trọng, đi xuyên suốt quá trình lập, triển khai