Sản phẩm số hóa tài liệu

Hiện nay, phổ biến có một số loại dự án số hóa sau: số hóa tài liệu, số hóa di sản, số hóa bảo tàng, số hóa thư viện, số hóa hộ tịch, số hóa dữ liệu đất đai… Sản phẩm số hóa được quy định tùy thuộc vào từng loại dự án số hóa khác nhau.

Số hóa tài liệu là gì?

Số hóa tài liệu là quá trình chuyển đổi các tài liệu phổ thông từ giấy tờ, văn bản cứng, hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hình ảnh, âm thanh, video thành các tài liệu có định dạng kỹ thuật số, có thể quản lý và lưu trữ trên máy tính.

Ví dụ: tài liệu giấy chuyển thành file pdf, tiff; âm thanh thành file mp3; video thành file mp4…

Những tài liệu này được lưu trữ trên nền tảng đám mây hoặc máy chủ riêng. Như vậy, số hoá tài liệu giúp các cơ quan, tổ chức có thể chuyển đổi các thông tin bản cứng thành tài liệu có thể lưu trữ, truy xuất, tìm kiếm trở nên đơn giản chỉ với “click chuột”. Nhờ vậy, các cơ quan, tổ chức có thể dễ dàng tìm kiếm, kiểm soát, quản lý thông tin, văn bản, tài liệu lưu trữ một cách nhanh chóng, tiện lợi nhất.

Tùy thuộc vào từng loại dự án, mà sản phẩm số hóa là khác nhau. Hầu hết hiện nay, sản phẩm số hóa tài liệu được yêu cầu gồm 2 loại file:

• file tài liệu số hóa: là file pdf, tiff, jpeg, mp3…
• file dữ liệu: thường là file excel. Thông tin của mỗi tài liệu là một dòng trong file excel (số tài liệu, loại tài liệu, trích yếu…). Ngoài ra, tùy từng đơn vị có thể yêu cầu dữ liệu bằng file CSV, XML, JSON, SQL…

Số hóa tài liệu hành chính

Đối với tài liệu hành chính, tiêu chuẩn của sản phẩm số hóa theo Thông tư 02/2019/TT-BNV thêm một số yêu cầu khác tùy từng đơn vị:

• Mỗi văn bản được scan và chuyển đổi thành 01 file pdf 2 lớp
• Chế độ ảnh: ảnh màu
• Độ phân giải: tối thiểu 200dpi.
• Tên file pdf: mã hồ sơ.số thứ tự văn bản trong hồ sơ
• Dung lượng file pdf: thường là ~ 500kB/trang A4
• Tên file excel: không yêu cầu
• Ký số: góc trên bên phải

Số hóa tài liệu Đảng

Đối với tài liệu Đảng, tổ chức chính trị – xã hội, tiêu chuẩn của sản phẩm số hóa theo Hướng dẫn 40-HD/VPTW thêm một số yêu cầu khác tùy từng đơn vị:

• Mỗi tài liệu được scan và chuyển đổi thành 01 file. Mỗi trang của văn bản phải được scan thành 1 file tiff.
• Chế độ ảnh: ảnh màu
• Độ phân giải: tối thiểu 300dpi.
• Tên file pdf và tiff: theo quy định chi tiết tại Hướng dẫn 40-HD/VPTW
• Dung lượng file pdf: thường là ~ 500kB/trang A4
• Tên file excel: không yêu cầu
• Ký số: góc trên bên phải

Số hóa hộ tịch

Số hóa hộ tịch được thực hiện theo Công văn 1437/BTP-CNTT của Bộ Tư pháp. Sản phẩm số hóa được quy định chi tiết trong công văn này

• Mỗi trường hợp trong sổ hộ tịch được scan thành 01 file pdf
• Thông tin mỗi trường hợp được nhập thành một dòng trong file excel
• Mỗi sổ bao gồm: file zip chứa các file pdf và file excel chứa thông tin
• Chế độ ảnh: ảnh màu
• Độ phân giải: không yêu cầu.
• Tên file pdf, zip và excel: theo quy định chi tiết tại công văn này
• Dung lượng file pdf: ~ 100kB/trang A4
• Ký số: không

Số hóa dữ liệu đất đai

Số hóa dữ liệu đất đai thường phức tạp và khó hơn số hóa các tài liệu trên bởi là dữ liệu dạng không gian. Sản phẩm số hóa dữ liệu đất đai được thể hiện ngay trên phần mềm biên tập bản đồ. Để số hóa dữ liệu đất đai, cần căn cứ vào các quy định cơ bản sau của Bộ Tài nguyên & Môi trường:

• Thông tư 05/2017/TT-BTNMT: quy định về quy trình xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai
• Thông tư 75/2015/TT-BTNMT: quy định về kỹ thuật cơ sở dữ liệu đất đai
• Thông tư 35/2017/TT-BTNMT: định mức kinh tế – kỹ thuật xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai

Các yêu cầu chủ yếu về số hóa dữ liệu đất đai như sau

• Mỗi giấy tờ pháp lý được scan thành 01 file pdf
• Chế độ ảnh: ảnh màu
• Độ phân giải: tối thiểu 150dpi.
• Tên file pdf: không yêu cầu
• Dung lượng file pdf: ~ 500kB/trang A4
• Dữ liệu: thường nhập trực tiếp vào phần mềm biên tập bản đồ.
• Ký số: có

Số hóa di sản, di tích, hiện vật

Sản phẩm số hóa của các dự án này hiện nay chưa có quy định cụ thể, tuy nhiên, có thể hiểu, sản phẩm cuối cùng là không gian 3D thực tế ảo.