Những phần mềm nén pdf hay nên dùng trong số hóa tài liệu

Nén file pdf là một khái niệm xuất hiện khi thực hiện số hóa tài liệu. Với quy mô hàng triệu trang tài liệu, nén dung lượng file pdf sẽ tiết kiệm được rất nhiều dung lượng ổ cứng.

Với yêu cầu file pdf được scan cơ bản như độ phân giải dpi, độ sâu màu… việc nén dung lượng file pdf mà vẫn đảm bảo chất lượng là công việc không đơn giản, gần như bắt buộc phải đánh đổi các tiêu chí này.

Ví dụ: với file pdf số hóa, yêu cầu độ phân giải 300dpi, số bit màu 24bit; khi nén dung lượng file pdf gần như sẽ không giữ được các tiêu chuẩn này.

Trung bình dung lượng file pdf được scan ở 300dpi, 24bit sẽ là 1000kB/trang A4. Nếu nén xuống 500kB/trang A4 sẽ không ảnh hưởng nhiều, nhưng nén đến 100kB/trang A4 thì chắc chắn chất lượng sẽ bị ảnh hưởng.

Các dự án số hóa tài liệu hành chính hiện nay đều không yêu cầu nén dung lượng file pdf, tuy nhiên, khuyên dùng nên nén xuống 500kB/trang A4 để tiết kiệm dung lượng

Các dự án số hóa hộ tịch thì yêu cầu rõ, phải nén xuống 100kB/trang A4, đây thực sự là thách thức lớn nếu vẫn muốn giữ được chất lượng file pdf scan tương đối.

Sau đây là một số phần mềm nén file pdf hay nên dùng

Nén pdf là gì?

Là sử dụng các kỹ thuật nén để giảm kích thước file pdf mà không làm giảm chất lượng và tính toàn vẹn của file pdf

Các phần mềm phổ biến

Các phần mềm xử lý pdf hiện nay như Acrobat, Smallpdf, PDF Compressor, iLovePDF, PDF Candy… đều có chức năng nén file pdf. Tuy nhiên, chúng chỉ phù hợp cho người dùng phổ thông, không phù hợp khi thực hiện các dự án số hóa tài liệu. Các phần mềm thương mại trên đều chưa được kiểm chứng về việc nén số lượng lớn, lên đến hàng trăm ngàn file pdf. Ngoài ra, cũng không thiết lập được các tiêu chuẩn nén trên phần mềm để đạt được dung lượng nén mong muốn.

ORPALIS PDF Reducer Pro

Đây là phần mềm nén pdf nên dùng với các ưu điểm

• Cho phép chọn các thiết lập nén
• Nhiều tùy chọn nên có thể thiết lập để nén dung lượng pdf xuống theo nhiều yêu cầu
• Tốc độ nhanh

Nhược điểm của nó là mất phí bản quyền

Phần mềm viết riêng

Đối với các dự án số hóa tài liệu của Nhà nước, do yêu cầu về bảo mật, không thể dùng các phần mềm online hay phần mềm crack.

Do đó, các công ty triển khai số hóa, cần một giải pháp đồng bộ, tiết kiệm, bảo mật. Giải pháp này phải quản lý được toàn bộ quy trình thực hiện số hóa, có khả năng nén file pdf với tỷ số nén cho trước, bảo mật tài liệu… Ngoài ra, giải pháp này còn có quy trình kiểm soát chặt chẽ, nhằm đảm bảo chất lượng của cả quá trình số hóa tài liệu. Một giải pháp như vậy tại Việt Nam thường gọi là phần mềm số hóa tài liệu.

Nén pdf chỉ là một yêu cầu nhỏ trong quá trình số hóa tài liệu. Dựa vào kinh nghiệm triển khai, các dự án số hóa tài liệu nên lựa chọn nén dung lượng file pdf như sau:

• Số hóa tài liệu hành chính, nghiệp vụ: 500kB/trang A4
• Số hóa hộ tịch: 100kB/trang A4
• Số hóa khác: 500kB/trang A4