Hướng dẫn Lập dự toán số hóa tài liệu theo QĐ 1595/QĐ-BTTTT

Các cách lập dự toán số hóa tài liệu

Khi tư vấn lập dự án số hóa cho Nhà nước, cần tính toán chi phí dự án bằng cách lập dự toán số hóa tài liệu theo các quy định của Nhà nước. Không có quy định nào nói rằng dự án số hóa tài liệu thuộc lĩnh vực CNTT, nhưng do tính chất của nó mang tính tạo lập CSDL, nên có thể lập dự toán số hóa tài liệu theo một số cách sau:

• Quyết định 1595/QĐ-BTTTT ngày 03/10/2011 của Bộ TTTT công bố Định mức tạo lập cơ sở dữ liệu trong hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin
• Thông tư 194/2012/TT-BTC ngày 15/11/2012 của Bộ Tài chính hướng dẫn mức chi tạo lập thông tin điện tử nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của cơ quan, đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước
• Thông tư 04/2014/TT-BNV ngày 23/06/2014 của Bộ Nội vụ về định mức kinh tế – kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ

Riêng đối với số hóa dữ liệu đất đai, lập dự toán theo Thông tư 35/2017/TT-BTNMT: định mức kinh tế – kỹ thuật xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai

Số hóa tài liệu là gì?

Số hóa tài liệu là quá trình chuyển đổi các tài liệu phổ thông từ giấy tờ, văn bản cứng, hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hình ảnh, âm thanh, video thành các tài liệu có định dạng kỹ thuật số, có thể quản lý và lưu trữ trên máy tính.

Ví dụ: tài liệu giấy chuyển thành file pdf, tiff; âm thanh thành file mp3; video thành file mp4…

Tùy thuộc vào từng loại dự án, mà sản phẩm số hóa là khác nhau. Hầu hết hiện nay, sản phẩm số hóa tài liệu được yêu cầu gồm 2 loại file:

• file tài liệu số hóa: là file pdf, tiff, jpeg, mp3…
• file dữ liệu: thường là file excel. Thông tin của mỗi tài liệu là một dòng trong file excel (số tài liệu, loại tài liệu, trích yếu…). Ngoài ra, tùy từng đơn vị có thể yêu cầu dữ liệu bằng file CSV, XML, JSON, SQL…

Như vậy, có thể thấy, đối với số hóa tài liệu, có 02 khâu rất quan trọng là scan tài liệu và nhập dữ liệu (biên mục).

Lập dự toán số hóa tài liệu theo Quyết định 1595/QĐ-BTTTT

Quyết định 1595/QĐ-BTTTT ra đời lâu nhất, từ năm 2011, nhưng có thể nói nó là đầy đủ, chi tiết và linh hoạt nhất trong các quy định về lập dự toán dự án số hóa tài liệu. Đến nay, nó vẫn được vận dụng trong nhiều dự án liên quan đến tạo lập CSDL như: dự án số hóa, dự án về GIS…

Bản chất của dự án số hóa tài liệu là tạo lập CSDL từ hồ sơ, văn bản giấy, bao gồm một số bước cơ bản: thu thập hồ sơ, tài liệu; scan tài liệu, nhập thông tin dữ liệu đặc tả hồ sơ, tài liệu; chuẩn hóa; chuyển đổi; kiểm tra… tất cả các bước này đều được quy định chi tiết trong Quyết định 1595/QĐ-BTTTT. Tùy thuộc vào từng dự án mà vận dụng, có thể bỏ bớt các bước trong thực hiện quy trình số hóa để tính dự toán.

Quyết định 1595/QĐ-BTTTT thậm chí quy định cả hạng mục công việc OCR tài liệu, điều này không có ở các cách tính theo quy định khác

Khó khăn khi vận dụng Quyết định 1595/QĐ-BTTTT

• Các bước của dự án số hóa tài liệu: phải khảo sát để nắm rõ hiện trạng kho tài liệu, từ đó đưa ra các bước phù hợp để thực hiện, không thừa, không thiếu.
• Số trường thông tin cần nhập: Quyết định 1595/QĐ-BTTTT cần kết hợp với Thông tư 02/2019/TT-BNV để xác định cụ thể số trường thông tin cần nhập cho hồ sơ, tài liệu. Điều này đòi hỏi phải khảo sát rất kỹ và chi tiết khối lượng dự án.
• Xác định dữ liệu cần chuẩn hóa, chuyển đổi: do dự án số hóa tài liệu thường có sẵn một khối lượng dữ liệu từ trước, việc xác định khối lượng và cách chuẩn hóa, chuyển đối khối dữ liệu này là một thách thức.